Page 18 - MS 3 2017

merimies kysyy, lakimies vastaa
Henkilötietojen käsittely työsuhteen aikana
TEKSTI sannaleena kallio
MeriMies: työnantajan edustaja tiedusteli minulta jokin aika sitten, saako hän antaa luottamusmiehelle tietoja työsopimukseni sisällöstä. Minusta tämä oli varsin outo kysymys enkä oikein tiennyt, mitä siihen olisi pitänyt vastata. toinen asia ovat lääkärintodistukset ja niihin si- sältyvät hyvin henkilökohtaiset tiedot. Mitä laissa sanotaan työnanta- jan oikeudesta vaatia ja käsitellä työntekijää koskevia tietoja?
lakiMies: Merityösopimuslain (756/2011) 13 luvun 6 §:n mukaan luottamusmiehellä on oikeus saada työnantajalta edustamiansa työn- tekijöitä koskevat tiedot merityösopimuslain 1 luvun 3 §:ssä säädetyistä asioista. Viitatussa 3 §:ssä on 15-kohtainen luettelo niistä tiedoista, jotka on käytävä ilmi kirjallisesta työsopimuksesta. Tämä meri- työsopimuslain sääntö luottamusmiehen tietojensaantioikeudesta on saman sisältöinen kuin kumotun merimieslain 77 §, jonka muo- toilun taustalla oli luopuminen merimieskatselmusjärjelmästä 2000-luvun puolivälissä. Katselmusmiehen tehtävänähän oli val- voa, että merimiesten työsopimukset olivat lainmukaisia ja ”pape- rit” muutoinkin kunnossa eli merimies pätevä ja kelpoinen toi- meensa. Nyt tämä tehtävä on siis osin siirretty luottamusmiehelle.
Luottamusmiehen tietojensaantia koskevia sääntöjä on myös yhteistoimintalaissa (334/2007) ja työehtosopimuksissa. Yhteis- toimintaneuvotteluissa luottamusmies voi edustaa työpaikan koko henkilöstöryhmää, ei vain samaan ammattiliittoon kuuluvia. Työ- ehtosopimuksissa on sääntöjä sen varmistamiseksi, että luotta- musmies saa käyttöönsä yksittäisen erimielisyysasian selvittämi- sessä tarvitsemansa tiedot ja asiakirjat.
Työnantajan kysymys oli siis todellakin outo varsinkin, jos sen taustasta ja tarkoituksesta ei kerrottu mitään. Ennen kaikkea se oli mielestäni tarpeeton ja hämmennystä aiheuttava otettaessa huo- mioon, että tietojensaantioikeudesta on laissa erityisiä sääntöjä ja että luottamusmiehellä on vaitiolovelvollisuus.
gaistusta, henkilön terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta tai häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä. Edellytykset käsitellä ar- kaluonteisia tietoja on määritelty laissa muita tiukemmiksi ja tar- kemmin tietojen luonteen takia.
Lain lähtökohtana on, että työnantaja saa käsitellä vain välittö- mästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoi- tamiseen, työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin tai johtu- vat työtehtävien erityisluonteesta (tarpeellisuusvaatimus 3 §).
Työnantajalla on oikeus käsitellä työntekijän terveydentilaa kos- kevia tietoja (5 §), jos tiedot on kerätty työntekijältä itseltään tai hä- nen kirjallisella suostumuksellaan muualta (esimerkiksi työterveys- huollosta). Työnantajalla on oikeus käsitellä työntekijän tietoja 1) sairausajan palkan tai terveydentilaan liittyvien etuuksien suoritta- miseksi, 2) sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perustel- tu syy tai 3) jos työntekijä nimenomaisesti haluaa selvitettävän työkykyisyyttään työnantajan tukemana (esimerkiksi kolmikanta- neuvotteluissa).
Tietojen arkaluontoisuuden takia terveydentilaa koskevia tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka valmistelevat, tekevät tai to- teuttavat työnantajan päätöksiä näissä asioissa. Työnantajan on erikseen nimettävä nämä työnantajan palveluksessa olevat henki- löt (esimerkiksi laivasairaanhoitajat, palkanlaskijat, työhyvinvointi- asiantuntijat) tai ainakin määriteltävä tehtävät, joihin sisältyy ter- veydentilaa koskevien tietojen käsittelyä. Kaikilla näitä tietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus. Työnantajan on myös säilytettävä työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot eril- lään muista työnantajan keräämistä henkilötiedoista.
Työnantajalla on perustuslakiin perustuva velvollisuus suojella työntekijän yksityisyyttä. Lainsäädännössä on asetettu selkeät rajat sille, mitä työntekijöitä koskevia tietoja, mihin tarkoituk- seen ja millä tavalla työnantajalla on oikeus käsitellä ja luovut- taa eri tahoille. Sama koskee myös luottamusmiestä ja hänen tietojensaantioikeuttaan. Työntekijällä on myös aina oikeus pyytää selvitystä ja tarkastaa, mitä tietoja hänestä itsestään on merkitty työnantajan ylläpitämiin rekistereihin ja tietojen ollessa virheellisiä tai puutteellisia, vaatia niiden korjaamista.
Lain yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) toisessa
luvussa säädetään työnantajan oikeudesta käsitellä työntekijää
koskevia henkilötietoja. Henkilötieto on määritelty henkilötietolais-
sa (523/1999) ja sillä tarkoitetaan kaikenlaisia luonnollista henki-
löä, hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkin-
töjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskeviksi.
Arkaluonteisina pidetään henkilötietoja, jotka kuvaavat esimerkiksi
etnistä alkuperää, seksuaalista suuntautumista, uskonnollista va-
kaumusta, ammattiliittoon kuulumista, rikoksesta annettua ran- Kysymykset tervetulleita: sannaleena.kallio@smu.
18 MS // 3 • 2017